例えば「従業員に研修を実施した場合、〇〇円の助成を行います。」といった助成金があったとします。例外はありますが、通常このような助成金は事前に「計画申請」を行い、その後「支給申請」を行うという方法が一般的です。どういうことかというと「研修を実施したので助成金を申請します」と言っても対象になりません。

「当社は〇月に対象者〇名に対して〇〇といった内容の研修を行います」といった申請を事前に行い、研修をおこなった後に「〇月〇日に研修を実施しましたので、助成金の支給をお願いします」といった支給申請を行う形になります。

せっかく対象になる取り組みを行っても、事前に計画申請を行わないと受給することは出来ませんので、必ず申請手順についての確認を行ってください。

助成金には申請期限があり、多くの場合は取り組みを行ってから2カ月以内となっています。この期限を1日でも過ぎてしまうと申請することができなくなります。2カ月という期間は書類を整備するには短いと感じる方が多いので、必要書類については事前に確認しておくことをお勧めします。また、ご注意いただきたい点として「起算日」があります。どの時点から2カ月なのかについても十分ご確認ください。

助成金申請の際に必要となる書類として雇用条件通知書や賃金台帳やタイムカードがあります。適正な労務管理が実施されていることも要件の一つになりますので、申請を良い機会としてこれらの雇用関連書類を整備していってください。
例えば、残業代が基本給に組み込まれている場合は、雇用条件通知書に記載されていないと、残業代を支払っていないと見られ、適正な雇用管理を行っていないと判断されてしまう可能性があります。
また、採用時に雇用条件通知書（雇用契約書）を発行していない企業も多く見受けられますが、この機会に発行するようにし、採用時のトラブル防止に役立てていただければと思います。

助成金は企業の採用力を強化や人材育成、職場環境の改善、雇用維持、生産性の向上といった取り組みに対して助成されます。ここで重要なことは、その取り組みが自社の現在・未来にとって必要なものか否かを、まず充分検討していただくことが非常に重要なポイントです。なぜなら、単に「助成金が支給されるから取り組む」という考え方で受給してしまうと、その取り組みが上手く機能せず、結果としてマイナスになってしまうからです。
助成金の申請を行う前に、その取り組みを実施することによるメリットとデメリットを検証し、今取り組むべきものと判断した場合に申請を行っていただきたいと思います。「助成金が受給出来ても出来なくても、この取り組みは実施すると考えることができるか否か？」も目安となります。
また、助成金の申請は大変複雑で書類も多いため、自社で実施するとなると大きな負担になります。専属の担当者を配置して情報収集に専念していただく形が望ましいのですが、時間がない場合は顧問の社会保険労務士や専門化に助言していただくことをお勧めします。